KG:204:2026:4 Aansluiting verblijfkostenvergoedingen cao Rijk

Publicatiedatum 05-02-2026, 10:25 | Laatste update 05-02-2026, 10:25 | Standpunt

Aanleiding

Werknemers van de Staat der Nederlanden die vallen onder de cao Rijk (hierna: ambtenaren) en die op dienstreis zijn, hebben onder voorwaarden recht op verblijfkostenvergoedingen. Deze vergoedingen zijn tot bepaalde bedragen gericht vrijgesteld. Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk kan deze vergoedingen onder dezelfde voorwaarden met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan zijn werknemers, “mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis”. Zie paragraaf 3.3.1 van het besluit van de Staatssecretaris van Financiën van 21 juni 2022, Stcrt. 2022, 18970 (hierna: het Besluit), paragraaf 22.1.1 van het Handboek Loonheffingen 2025, uitgave oktober (hierna: het Handboek) en KG:204:2024:10.

Vragen

1. Is een werkgever om in aanmerking te komen voor dezelfde fiscale gevolgen verplicht om dezelfde vergoedingen te betalen aan zijn werknemers zoals voorgeschreven in de cao Rijk?
2. Wanneer verkeert een werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis?
3. Is een werknemer verplicht om tijdens een dienstreis daadwerkelijk kosten te maken om in aanmerking te komen voor dezelfde fiscale gevolgen als die gelden voor de cao Rijk?

Antwoorden

1. Nee.
2. Dit is afhankelijk van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur.
3. Ja.

Beschouwing

Totstandkoming Besluit

De inspecteur van de Rijksoverheid heeft goedgekeurd dat (vaste) verblijfkostenvergoedingen op grond van de cao Rijk geheel of gedeeltelijk gericht vrijgesteld zijn, omdat de Rijksoverheid aannemelijk heeft gemaakt dat aan dit deel van de vergoedingen werkelijke kosten ten grondslag liggen. De Rijksoverheid heeft hiervoor onderzoek gedaan bij ambtenaren die werkzaam zijn voor een ministerie en die regelmatig op dienstreis gaan (zij maken hierbij vaak gebruik van het openbaar vervoer). Zij verrichten voornamelijk kantoorwerkzaamheden en maken veelal gebruik van horeca in de buurt van kantoren en treinstations.

Zie voor de gericht vrijgestelde bedragen paragraaf 22.1.1 van het Handboek. De verblijfkostenvergoedingen waren tot 1 juli 2014 geheel gericht vrijgesteld en tot en met 2011 geheel onbelast als ‘vrije vergoeding’ onder het oude regime.

De mogelijkheid tot aansluiting bij de fiscale gevolgen conform de cao Rijk, zoals vastgelegd in het Besluit, vindt haar grondslag in het besluit van de Staatssecretaris van Financiën van 21 december 2001 (nr. CPP2001/1450M). Hierin was een vraag opgenomen over een lunchkostenvergoeding. Een werkgever was van mening dat hij op grond van het gelijkheidsbeginsel kon aansluiten bij de vergoedingsbedragen van het “Reisbesluit binnenland” (zonder daar zelf een kostenonderzoek voor uit te hoeven voeren). De werkelijk gemaakte lunchkosten waren ruimschoots lager dan de vergoeding op basis van het Reisbesluit. Naar aanleiding van deze casus is onder andere de vraag gesteld, wanneer aangesloten kan worden bij de lunchkostenvergoedingen van het Reisbesluit binnenland.

(…) “Ad 3

Een werkgever kan in het algemeen wat betreft de hoogte van verblijfkostenvergoedingen aansluiten bij de normen van het Reisbesluit binnenland. Dit is slechts anders indien de desbetreffende werknemers, zoals in het hiervoor opgenomen geval, vanuit kostenoogpunt duidelijk niet in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis.” (…)

Met de samenvoeging van meerdere besluiten op het gebied van de loonheffingen in 2005 is met het besluit van 7 december 2005 (nr. CPP2005/2637M) het eerste besluit ‘Loonheffingen’ tot stand gekomen. In alle opvolgende besluiten zijn nagenoeg dezelfde bewoordingen gebruikt voor de mogelijkheid om de vergoedingsregeling voor ambtenaren op dienstreis ook voor andere werknemers te mogen toepassen.

Ad 1: Is de werkgever verplicht dezelfde vergoedingen te betalen?

Een werkgever die niet aan de cao Rijk is gebonden, mag onder dezelfde voorwaarde dezelfde fiscale gevolgen toepassen (lees: dezelfde gerichte vrijstellingen), “mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis” (paragraaf 3.3.1 van het Besluit). Dit betekent niet dat de werkgever ook alle vergoedingen moet betalen als de cao Rijk voorschrijft of in dezelfde mate. Voor toepassing van dezelfde gericht vrijgestelde bedragen is immers niet vereist dat de werknemer vanuit vergoedingsoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis. Zo kan een werkgever een gericht vrijgestelde lunchvergoeding geven van € 12,97 (2026) en geen vergoeding voor ‘kleine uitgaven overdag’. Zie ook paragraaf 3.3.1 van het Besluit waarin ruimte wordt gelaten voor een vergoeding die hoger is dan de gericht vrijgestelde bedragen en het aanwijzen van slechts een deel van een verblijfkostenvergoeding.

Als de werkgever een hogere vergoeding geeft dan het gericht vrijgestelde bedrag, vormt het meerdere werknemersloon. De werkgever kan het meerdere als eindheffingsbestanddeel aanwijzen als aan de gebruikelijkheidseis van artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van de Wet op de loonbelasting 1964 wordt voldaan. Hij is verplicht uiterlijk op het genietingsmoment aan te wijzen en dus uiterlijk op dat moment te kiezen of sprake is van een eindheffingsbestanddeel of werknemersloon.

Voorbeeld 1

Een werknemer heeft recht op een lunchvergoeding van € 15 voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen een dienstreis valt. De dienstreis duurt minimaal vier uur, de bestemming ligt in een andere gemeente en de werknemer heeft verklaard dat hij daadwerkelijk lunchkosten heeft gemaakt (in een gelegenheid die daarvoor is bedoeld). Een ambtenaar op dienstreis heeft onder die voorwaarden recht op een lunchvergoeding van € 22,19. Hiervan is € 12,97 (2026) gericht vrijgesteld. De betreffende werkgever kan dit bedrag (€ 12,97) gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer, als hij aannemelijk maakt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.

Voorbeeld 2

Een werknemer heeft recht op een lunchvergoeding van € 10 voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen een dienstreis valt. De dienstreis duurt minimaal vier uur, de bestemming ligt in een andere gemeente en de werknemer heeft verklaard dat hij daadwerkelijk lunchkosten heeft gemaakt (in een gelegenheid die daarvoor is bedoeld). De betreffende werkgever kan dit bedrag (€ 10) gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer als hij aannemelijk maakt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.

Ad 2: Wanneer verkeert een werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis?

‘Vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren’ houdt in dat de werknemer met dezelfde soort kosten wordt geconfronteerd. Dit is aannemelijk als sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden (zie ook ad 3). De aard van de functie is dus van belang (zie de functies binnen het functiegebouw van de Rijksoverheid). Ook moet sprake zijn van een dienstreis. In de cao Rijk wordt een dienstreis gedefinieerd als ‘een door de werkgever noodzakelijk geachte reis en verblijf in verband met het verrichten van werkzaamheden op een andere locatie dan de eigen werklocatie.’ Of aan deze voorwaarden wordt voldaan, hangt af van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur.

Voorbeeld 3

Een bouwvakker is voor een periode van vier weken werkzaam aan een project op een locatie binnen een andere gemeente. Een bouwvakker wordt in zijn algemeenheid geconfronteerd met andere kosten, omdat hij zijn werkzaamheden onder andere omstandigheden verricht dan een ambtenaar. Hij zal bijvoorbeeld op de bouwplaats zelf lunchen. De bouwvakker verkeert ‘vanuit kostenoogpunt daarom dan niet in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis’. Bovendien zou in dit voorbeeld de vraag gesteld kunnen worden of überhaupt sprake is van een dienstreis. Dit staat ter beoordeling van de inspecteur.

Ad 3: Is de werknemer verplicht om daadwerkelijk kosten te maken tijdens de dienstreis?

In het besluit van de Staatssecretaris van Financiën van 9 april 1998 (DON-LB 8/70, zie de bijlage) heeft de toenmalige staatssecretaris voor aansluiting bij het Reisbesluit buitenland aangegeven dat voor een kostenvergoeding aan een werknemer op dienstreis in het buitenland de vergoedingsregels van het Reisbesluit buitenland integraal kunnen worden toegepast, mits deze werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als ambtenaren op dienstreis. Volgens de Staatssecretaris van Financiën gold hierbij het volgende;

• Ambtenaren die geen kosten voor maaltijden maken, hebben in zoverre geen recht op een vergoeding.
• Werknemers die (nagenoeg) geen kosten maken die uit de uurvergoeding moeten worden bestreden, verkeren vanuit kostenoogpunt niet in gelijke omstandigheden als ambtenaren op dienstreis.

Kortom: Een werknemer verkeert vanuit kostenoogpunt niet in gelijke omstandigheden als hij (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt.

Er is geen reden om voor aansluiting bij het Reisbesluit binnenland sinds het besluit van de Staatssecretaris van Financiën van 21 december 2001, nr. CPP2001/1450M een andere lijn te volgen. Voor de opvolgende besluiten zijn nagenoeg dezelfde bewoordingen gebruikt en is er geen inhoudelijke wijziging beoogd voor wat betreft het ‘vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren’.

Het is niet noodzakelijk dat de daadwerkelijk gemaakte kosten gelijk zijn aan de (gericht vrijgestelde) vergoeding.

Voorbeeld 4

Een werknemer heeft recht op een vergoeding van € 8 voor kleine uitgaven overdag in het geval van een dienstreis naar een andere gemeente van minimaal vier uur. Een ambtenaar op dienstreis heeft onder die voorwaarden recht op een vergoeding van € 7,35. Hiervan is € 6,56 (2026) gericht vrijgesteld. De werkgever kan dit bedrag (€ 6,56) gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer als hij aannemelijk maakt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis. Hiervan is geen sprake als de werknemer tijdens de dienstreis daadwerkelijk (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt.

Bijlage

Besluit staatssecretaris van Financiën 9 april 1998, nr. DON-LB 8/70

“Mij is de vraag voorgelegd of voor werknemers die op dienstreis zijn in het buitenland kan worden aangesloten bij kostenvergoedingen van rijksambtenaren op dienstreis in het buitenland.

Ik heb daarop als volgt geantwoord.

De vergoeding voor rijksambtenaren op dienstreis in het buitenland is geregeld in het Reisbesluit buitenland (hierna Rbb). Voor kostenvergoeding aan een werknemer op dienstreis in het buitenland, kunnen de vergoedingregels van het Rbb integraal worden toegepast, mits deze werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als ambtenaren op dienstreis. In dat geval kan de vergoeding, met inachtneming van de toelichting op het Rbb voor de heffing van de loonbelasting/premie volksverzekeringen onbelast worden toegekend.

Met betrekking tot de vraag wanneer werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis is het volgende van belang. In het Rbb is naast de regeling voor logies en de maaltijdencomponenten een uurvergoeding opgenomen. Hierbij merk ik op dat ambtenaren die geen kosten voor maaltijden maken in zoverre geen recht op een vergoeding hebben.

Uit de uurvergoeding dienen de volgende kosten bestreden te worden:

• meerkosten plaatselijk vervoer;
• meerkosten dranken, versnaperingen e.d.;
• meerkosten recreatie;
• meerkosten voor het verzilveren van cheques e.d.;
• meerkosten van lokale telefoongesprekken, port en fooien;
• huur van dekstoelen.

Dit betekent dat werknemers die deze kosten (nagenoeg) niet maken vanuit kostenoogpunt niet in gelijke omstandigheden verkeren.

Het Rbb kan bijvoorbeeld niet (onverkort) worden toegepast als werknemers op dienstreis geen kosten voor plaatselijk vervoer maken. Er is evenmin sprake van gelijke gevallen als werknemers met het verrichten van arbeid, reizen en rusten zoveel tijd kwijt zijn dat hen op werkdagen nauwelijks tijd rest voor recreatie. Immers het Rbb gaat uit van een normale werkdag, doorgaans 8 uur, en de uurvergoeding is mede gebaseerd op de daarmee samenhangende vrije tijd.”