KG:204:2026:17 Vaste vergoeding met terugwerkende kracht

Publicatiedatum 25-09-2026, 16:13 | Laatste update 25-09-2026, 16:13

Aanleiding

In september 2025 besluit een werkgever met terugwerkende kracht vanaf 1 april 2025 een vaste kostenvergoeding toe te kennen aan zijn werknemers. De vergoeding bedraagt € 50 per maand. De vergoeding tot en met december 2025 wordt in één bedrag uitbetaald in december 2025.

Voorafgaand aan de uitbetaling laat de werkgever een kostenonderzoek uitvoeren (van september tot en met november). Op basis van dit onderzoek stelt de werkgever op 1 december 2025 vast dat hij de kostenvergoeding gericht vrijgesteld kan toekennen (de inspecteur acht de hoogte van de vergoeding aannemelijk).

Vraag

Kan het bedrag over de periode 1 april tot 1 december 2025 worden aangemerkt als een vaste vergoeding waarop de gerichte vrijstellingen van toepassing zijn?

Antwoord

Nee. De werkgever kan de gerichte vrijstellingen niet toepassen, omdat geen sprake is van een vaste vergoeding in de zin van artikel 31a, vierde lid, van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB 1964). Een vaste vergoeding is immers pas onbelast als aan de hand van een kostenonderzoek aannemelijk is gemaakt dat aan de voorwaarden van de gerichte vrijstellingen is voldaan.

Beschouwing

Onderbouwing vaste vergoeding

De gerichte vrijstellingen zijn op grond van artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964 niet van toepassing op vaste vergoedingen “ingeval aan deze vergoedingen geen onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt”. De wet geeft niet expliciet aan op welke wijze een werkgever dit onderzoek moet uitvoeren.

Wanneer moet het onderzoek zijn verricht?

De vraag is wanneer de werkgever het onderzoek naar de werkelijke kosten uiterlijk moet hebben gedaan. Volgens artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964 worden bij de bepaling van de verschuldigde belasting over de aangewezen eindheffingsbestanddelen vaste vergoedingen waar geen onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten aan ten grondslag ligt niet in aanmerking genomen. Het onderzoek moet dus in ieder geval hebben plaatsgevonden vóór het genietingsmoment van de vergoeding. Dit is bevestigd door de jurisprudentie ten aanzien van de voorganger van artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964; artikel 15d Wet LB 1964 in samenhang met artikel 47 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001 (hierna: URLB 2001) zoals die luidden op 31 december 2010. Destijds was een onderzoek naar de werkelijke kosten niet verplicht, maar de werkgever moest een vaste vergoeding wel naar aard en omvang specificeren. Het was vaste jurisprudentie dat een vaste kostenvergoeding vóór de verstrekking gespecificeerd moest zijn. Daarnaast was het niet mogelijk om aan een eenmaal verstrekte vaste kostenvergoeding achteraf andere kosten ten grondslag te leggen dan die vooraf of uiterlijk bij de betaling ervan naar aard en veronderstelde omvang waren gespecificeerd. Zie onder andere HR 7 maart 2008, ECLI:NL:HR:2008:BB7763 en Hof Den Haag 16 januari 2019, ECLI:NL:GHDHA:2019:92. Aan deze voorwaarden voldoet de werkgever. Hij heeft immers vóór de betaling van de vergoeding in december 2025 een onderzoek naar de werkelijke kosten verricht.

Is sprake van een vaste vergoeding?

Een werkgever kan een gericht vrijgestelde vergoeding geven op declaratiebasis. Tegenover dit systeem staat het systeem van de vaste vergoeding, waarbij een vast bedrag wordt vastgesteld dat is bedoeld om bepaalde kosten(categorieën) af te dekken. De vraag is of de vergoeding over de periode 1 april tot 1 december 2025 kan worden aangemerkt als een vaste vergoeding in de zin van artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964?

De wet geeft geen definitie van een vaste vergoeding en deze is ook niet af te leiden uit de parlementaire behandeling van dit artikel. Het begrip is overgenomen van het regime van de vrije vergoedingen en verstrekkingen, en ook toen ontbrak een definitie.

Volgens de wet moet aan de vergoeding een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag liggen. Hieruit zou kunnen worden afgeleid dat het onderzoek moet zijn gedaan vóór de toekenning van de vergoeding aan de werknemer. Dit is ook de mening van de Staatssecretaris van Financiën; een vaste vergoeding ziet op kosten die een werknemer nog moet maken. Het is volgens hem niet mogelijk om achteraf - zonder onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten - een onbelaste vaste vergoeding te geven voor kosten die vallen onder de gerichte vrijstellingen. Zie onderdeel 3.3.3. van het Besluit van 21 juni 2022, nr. 2022-159595, Stcrt 2022-18970.

Deze uitleg sluit aan bij het oude regime van de vrije vergoedingen en verstrekkingen. Alle voordelen uit dienstbetrekking behoorden op grond van artikel 10 Wet LB 1964 (tekst 2010) tot het loon met uitzondering van onder andere vrije vergoedingen als bedoeld in artikel 11, eerste lid, onderdelen a en b, Wet LB 1964 (tekst 2010). Dit waren onder andere vergoedingen “voorzover zij geacht” konden worden te strekken tot bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Zie artikel 15 Wet LB 1964 (tekst 2010). De aard en omvang van de vaste vergoeding voor deze kosten moesten daarom vóór de toekenning worden afgestemd op de kosten die de werknemer of een groep van werknemers naar verwachting zou moeten maken. Die verwachting moest zo nauwkeurig mogelijk aansluiten op de werkelijkheid. Uit niets blijkt dat met de invoering van de werkkostenregeling op dit punt een wijziging is beoogd.

Deze uitleg past ook binnen de (huidige) wetssystematiek. Vaste vergoedingen voor gericht vrijgestelde kosten vormen een van de uitzonderingen op de regel dat loon belast is. De werkgever moet aannemelijk maken dat aan de voorwaarden voor toepassing van deze uitzondering is voldaan. Hij kan ervoor kiezen om aan de hand van onderzoek naar de gemaakte kosten vast te stellen wat een werknemer gemiddeld aan kosten maakt. Met dit onderzoek kan hij in de toekomst aannemelijk maken dat de uitzondering van toepassing is. De werkgever kan pas aannemelijk maken dat een (vaste) vergoeding buiten de heffing kan blijven als het onderzoek is afgerond. Het onderzoek vervult daarmee een onderbouwende functie voor een onbelaste vergoeding ter dekking van toekomstige kosten van werknemers.

De vergoeding voor de periode van 1 april tot 1 december 2025 kan gelet op het voorgaande dus niet als een vaste vergoeding in de zin van artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964 worden aangemerkt. Het betreft immers geen vooraf bepaald bedrag dat is bedoeld om toekomstige kosten af te dekken; de kosten zijn immers al gemaakt. Een onderzoek naar de werkelijke kosten vóór het genietingsmoment van de vergoeding is niet voldoende; het moet gaan om een onderzoek naar de werkelijke kosten vóór het moment waarop de werknemer kosten maakt die met de vaste vergoeding worden gedekt.

Vergoeding op declaratiebasis

De werkgever kan wel in december 2025 een vergoeding voor de daadwerkelijke kosten die de werknemer heeft gemaakt in de periode van 1 april tot 1 december 2025 gericht vrijgesteld betalen. Hiervoor moet de werkgever aannemelijk maken dat de werknemer kosten heeft gemaakt tot het bedrag van de vergoeding. De beoordeling van de gerichte vrijstelling op declaratiebasis vindt in beginsel plaats per kalenderjaar. Een vergoeding van kosten gemaakt in een voorgaand jaar, is wel mogelijk als de werknemer in dat voorgaande jaar al een onvoorwaardelijk recht op die vergoeding had. Zie onderdeel 3.1. van het Besluit van 21 juni 2022, nr. 2022-159595, Stcrt 2022-18970.

De werkgever kan het bewijs leveren dat de werknemer kosten heeft gemaakt tot het bedrag van de vergoeding door de facturen op te vragen bij de werknemer, maar ook andere vormen van bewijs zijn aanvaardbaar (vrije bewijsleer). Of de werkgever in zijn bewijslast slaagt, staat ter beoordeling van de inspecteur.

Ten slotte

De conclusie is dat een vaste vergoeding moet zien op kosten die de werknemer nog moet maken. Hierop zijn twee wettelijke uitzonderingen: artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, onder 3º en onderdeel k, Wet LB 1964, te weten een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding.