KG:204:2022:12 Definitie overwerk en onbelaste maaltijdvergoeding

Aanleiding

Een werkgever biedt werknemers die op verzoek van de werkgever werkzaam zijn buiten hun eigen reguliere werkdagen en werktijden een (onbelaste) maaltijdvergoeding aan. De vergoeding wordt verstrekt op declaratiebasis tot een maximum van € 17,50 per maaltijd.

Volgens het Handboek[voetnoot1] is de vergoeding van een maaltijd o.a. gericht vrijgesteld bij al dan niet verwacht overwerk en als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 uur en 20.00 uur niet thuis kan eten.

Vraag

Hoe moet het begrip ‘overwerk’ worden uitgelegd ten aanzien van de gerichte vrijstelling voor maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter?

Antwoord

Als de inhoudingsplichtige aannemelijk kan maken dat er sprake is van overwerk, heeft een maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk belang. Of hij dit aannemelijk kan maken is ter beoordeling van de inspecteur.

Volgens de kennisgroep sluit de huidige tekst van het Handboek echter niet goed aan bij de wetsgeschiedenis en de jurisprudentie. De kennisgroep stelt daarom voor de tekst in het Handboek te wijzigen zodat alleen avondmaaltijden in het geval van overwerk (en koopavonden) als meer dan bijkomstig zakelijk kunnen worden aangemerkt.

Beschouwing

Wet- en regelgeving

Gericht vrijgesteld zijn:[voetnoot2]

“[…] vergoedingen en verstrekkingen […] ter zake of in de vorm van […] tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking (maaltijden, overnachtingen) en maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter.”

De wet noch de wetsgeschiedenis geeft een definitie van wat onder overwerk dient te worden verstaan. Volgens Van Dale betekent overwerk “werk dat verricht wordt buiten of boven de gewone uren”.

De wetgever gaf wel de volgende toelichting op de maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter:

“Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is, overeenkomstig de geschiedenis van de totstandkoming van de met ingang van 1 januari 2001 geldende wet- en regelgeving, sprake bij al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden, tijdens dienstreizen/reizen in het werk van mobiele/ambulante werknemers (vertegenwoordigers, accountants), tijdens een zakelijke bespreking met klanten buiten de vaste werkplek of tijdens werkzaamheden op niet permanente locaties (wegenbouwers, bouwvakkers, filmcrew) of aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens. Als de werknemer door zijn werk ’s avonds niet op een gewone tijd (tussen 17.00 uur en 20.00 uur) thuis kan eten, is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. Een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter slechts van bijkomstig zakelijk belang is (een «andere maaltijd»), is een lunch op de vaste werkplek. Deze andere maaltijden worden in beginsel belast naar de waarde in het economische verkeer, zij het dat voor maaltijden in bedrijfskantines (of andere soortgelijke ruimten op de werkplek) normbedragen zijn vastgesteld ten behoeve van een doelmatige uitvoering.”[voetnoot3]

De wetgever had bij de totstandkoming van de met ingang van 1 januari 2001 geldende wet- en regelgeving al het volgende opgemerkt:

“Van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is, is in ieder geval sprake als een werknemer door het werk niet tussen 17.00 uur en 20.00 uur thuis kan eten. Dat is een algemene regel die de situaties bij overwerk en bij werk op koopavonden bestrijkt. Maar mocht door het overwerk nog later worden gegeten, dan draagt die maaltijd eveneens een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang. De lunch op de vaste werkplek is een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijke karakter van niet meer dan bijkomstig belang is. Dat is niet anders als collega’s samen gaan eten, ook al wordt er daarbij over het werk gesproken. Een lunch tijdens een vergadering met cliënten heeft wel een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang. Of een vergaderlunch met alleen kantoorgenoten dat karakter ook heeft, hangt van de omstandigheden af. Dat kan zeker het geval zijn, bijvoorbeeld als een presentatie wordt gegeven. Dit meen ik verder aan de praktijk te moeten overlaten. In de situatie dat de lunch op kantoor geen zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang heeft, kan overigens op basis van de normwaardering voor kantinemaaltijden eindheffing plaatsvinden.”[voetnoot4]

De staatsecretaris heeft later nog in een brief[voetnoot5] aangegeven “dat maaltijden overdag alleen in bijzondere situaties, zoals georganiseerde werklunches, als 'zakelijk' worden beschouwd. Avondmaaltijden worden onder meer als zakelijk beschouwd als de werknemer als gevolg van zijn bijzondere werktijden, rekening houdend met zijn reistijd, niet in staat is de avondmaaltijd op normale tijden elders te nuttigen (zie ook hierna).”

Jurisprudentie

Ook in de jurisprudentie is het begrip overwerk niet echt gedefinieerd. Het beleid dat het UWV hanteerde dat sprake was van overwerk als een werknemer een werkdag van meer dan 9 uur maakt, vond Rechtbank Amsterdam niet onredelijk dan wel anderszins rechtens onjuist. De Hoge Raad[voetnoot6] sloot zich hierbij aan.

De Centrale Raad van Beroep oordeelde in 2004[voetnoot7] dat als een werkneemster

“op dagen met een koopavond 11 uur werkt, er sprake is van overwerk. Ook al is een werkneemster ingeroosterd voor een werkdag van meer dan het normale aantal uren dat gewerkt pleegt te worden, zulks ontneemt aan de meerdere uren niet het karakter van overwerk.”

Rechtbank Den Haag[voetnoot8] oordeelde op de vraag of er sprake was van een uitzondering (zoals bijvoorbeeld overwerk) op de hoofdregel dat uitgaven voor een maaltijd inkomensbesteding vormen het volgende:

“4.4. Als het aankomt op het maken van kosten voor maaltijden, ziet de rechtbank geen noemenswaardig verschil tussen een werkdag die de ochtend en de middag beslaat en een werkdag die ’s middags aanvangt en voortduurt tot het einde van de koopavond. Er is in beide gevallen - na aftrek van etenspauze - sprake van een gewone werkdag, waarbij de werktijd bij werken op dagen met koopavonden in vergelijking met het werken op andere dagen slechts enige uren is opgeschoven. De wijze waarop de maaltijden worden genuttigd op die dagen kan verschillen, maar een verschil in kosten is niet aannemelijk.

4.5. Anders is het gesteld ingeval de werkdag ’s ochtends begint en pas eindigt aan het einde van de koopavond. Niet alleen is in deze situatie de totale arbeidsduur op de dag van de koopavond langer dan 8 à 9 uur, maar ook dient de werknemer in de loop van de werkdag tweemaal kosten te maken voor een maaltijd, hetgeen tot een hoger bedrag aan maaltijdkosten leidt dan ingeval de werkdag uitsluitend de ochtend en de middag, dan wel uitsluitend de middag en de koopavond omvat.”

Na deze uitspraak heeft de staatssecretaris[voetnoot9] in een brief aangegeven dat maaltijden tijdens koopavonden als ‘zakelijke’ maaltijden kwalificeren.

Tussenconclusie kennisgroep

Uit het bovenstaande leidt de kennisgroep af dat van een maaltijd waarbij het zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang is, in ieder geval sprake is als een werknemer door het werk niet tussen 17.00 uur en 20.00 uur thuis kan eten. Dat is een algemene regel die de situaties bij overwerk en bij werk op koopavonden bestrijkt. Maar mocht door overwerk (of een koopavond) de avondmaaltijd nog later worden gegeten, draagt die maaltijd eveneens een zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang. Maaltijden overdag hebben alleen in bijzondere situaties (zoals werklunches) een meer dan bijkomstig zakelijk karakter.

In 1999 was er volgens de kennisgroep sprake van overwerk indien minimaal twee uren (exclusief pauze) in aansluiting op de voor de werknemer gebruikelijke arbeidstijd wordt gewerkt.[voetnoot10] Deze definitie is achterhaald.

Handboek

In het Handboek[voetnoot11] staat dat de vergoeding van een maaltijd o.a. gericht vrijgesteld bij al dan niet verwacht overwerk. Wat onder overwerk moet worden verstaan wordt niet omschreven. Strikt genomen betekent dit dat iedere maaltijd die de werknemer niet thuis kan gebruiken door overwerk een meer dan bijkomstige zakelijke maaltijd karakter heeft. De werknemer die iedere dag van 9.00 uur -12.00 uur werkt geniet dan een meer dan bijkomstig zakelijke lunch als hij tot 13.00 uur moet werken en de maaltijden die een werknemer geniet als hij incidenteel op zondag moet werken zijn dan allemaal meer dan bijkomstig zakelijk. Volgens de kennisgroep sluit dit niet aan bij de wetsgeschiedenis. In beginsel vormen alle maaltijden die een werknemer geniet privéuitgaven[voetnoot12] (inclusief die worden gemaakt ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking).[voetnoot13] Een werkgever kan alleen de maaltijd die de werknemer niet thuis kan nuttigen tussen 17.00 uur -20.00 uur of later als de werknemer moet overwerken of omdat hij moet werken op een koopavond gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken. De kennisgroep stelt daarom voor de tekst in het Handboek aan te passen aan het voorstel in de bijlage.

Totdat het tekstvoorstel is opgenomen in het Handboek kan de inhoudingsplichtige vertrouwen ontlenen aan de huidige tekst in paragraaf 22.1.2.[voetnoot14] Dit betekent dat als de inhoudingsplichtige aannemelijk kan maken dat er sprake is van overwerk, een maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk belang heeft. Of hij dit aannemelijk kan maken is ter beoordeling van de inspecteur.

Tekstvoorstel KG LHA voor Handboek Loonheffingen 2022, versie februari 2022

22.1.2 Maaltijden

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn gericht vrijgesteld. Van zo’n maaltijd is sprake bij:

• dienstreizen
• reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants

Zie paragraaf 22.1.1 voor meer informatie over tijdelijk verblijf.

• zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
• werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew

Zie paragraaf 22.1.1 voor meer informatie over tijdelijk verblijf.

De vergoeding of verstrekking van maaltijden is ook gericht vrijgesteld als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is in ieder geval sprake:

• als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 uur en 20.00 uur niet thuis kan eten
• als een werknemer na 20.00 uur niet thuis kan eten door al dan niet verwacht overwerk (overwerk is de tijd die uitgaat boven de gewone arbeidsduur per dag)
• bij werk op koopavonden
• bij therapeutisch mee-eten
• bij werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens

Als u dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. Het maakt daarbij niet uit waar uw werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt. Bijvoorbeeld:

• in een restaurant
• bij een bakker voor bijvoorbeeld kant-en-klare (luxe) broodjes
• in een supermarkt voor bijvoorbeeld een maaltijd die uw werknemer de volgende dag mee van huis neemt

Een maaltijd waarbij het zakelijke karakter slechts een bijkomstig zakelijk karakter heeft (zoals een lunch op de werkplek), is niet gericht vrijgesteld.

Voetnoten

[Voetnoot1, terug naar tekst] Uitgave februari 2022, paragraaf 22.1.2.

[Voetnoot2, terug naar tekst] Artikel 31a, tweede lid, onderdeel b, Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB).

[Voetnoot3, terug naar tekst] Kamerstukken II 2005/06, 30577, nr. 3, p. 4.

[Voetnoot4, terug naar tekst] Kamerstukken II 2006/07, 30577, nr. 7, p. 12.

[Voetnoot5, terug naar tekst] Brief aan de Tweede Kamer van 1 december 2000, nr. WDB 2000- 903M, p. 9.

[Voetnoot6, terug naar tekst] HR 6 april 2007 , ECLI:NL:HR:2007:BA2319.

[Voetnoot7, terug naar tekst] CRvB 27 januari 2004, ECLI:NL:CRVB:2004:AO3575.

[Voetnoot8, terug naar tekst] Rechtbank Den Haag 24 februari 2006, ECLI:NL:RBSGR:2006:AX9613.

[Voetnoot9, terug naar tekst] Brief aan de Tweede Kamer van 1 december 2000, nr. WDB 2000- 903M, p. 10.

[Voetnoot10, terug naar tekst] Vergelijk Rechtbank Den Haag 24 februari 2006, ECLI:NL:RBSGR:2006:AX9613 (rechtsoverweging 2.3).

[Voetnoot11, terug naar tekst] Uitgave februari 2022, paragraaf 22.1.2.

[Voetnoot12, terug naar tekst] M.u.v. intermediaire kosten.

[Voetnoot13, terug naar tekst] Vergelijk o.a. HR 22 januari 1997, ECLI:NL:HR:1997:AA3210 en HR 6 april 2007, ECLI:NL:HR:2007:BA2319.

[Voetnoot14, terug naar tekst] In het Handboek is voorlichtingsmateriaal opgenomen. Dit biedt in beginsel niet precies dezelfde rechtszekerheid als een beleidsbesluit. Omdat de staatssecretaris van Financiën dit ongewenst acht voor werkgevers die bij het nakomen van hun inhoudingsplicht in redelijkheid afgaan op het Handboek, heeft hij in zijn besluit van 17 december 2014 (nr. BLKB2014/1894M) medegedeeld dat de Belastingdienst in zo’n geval de handelwijze van de werkgever zal volgen. Hiermee heeft de staatssecretaris het Handboek gelijkgesteld met een bewuste standpuntbepaling van de inspecteur, waar de werkgever in rechte te honoreren vertrouwen aan kan ontlenen. De publicatie in het Handboek heeft niet tot gevolg dat de inhoud ervan het formele karakter krijgt van een beleidsregel in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), en evenmin van recht in de zin van artikel 79 Wet op de rechterlijke organisatie. Daarvoor is immers formeel een publicatie in de Staatscourant vereist (zie artikel 3:42, eerste lid, Awb).