KG:204:2022:18 Arbovrijstelling, eigen bijdrage

Aanleiding

Als gevolg van COVID-19 werkt het personeel van een werkgever vanuit huis. De werkgever introduceert een thuiswerkregeling waarbij werknemers kunnen kiezen uit twee opties:

1. Een eenmalige netto thuiswerkvergoeding van € 500. Deze vergoeding wordt aangemerkt als belast loon (en eventueel aangewezen als eindheffingsloon in de zin van artikel 31, eerste lid, onderdeel f, Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB).
2. Een eenmalig budget van € 800 voor de aanschaf van kantoormeubilair bij firma X. De werknemer ontvangt in dit geval een persoonlijke link naar de webshop van firma X. De werknemer kan alleen kiezen uit kantoormeubilair dat voldoet aan de richtlijnen van de Arbeidsomstandighedenwet- en regelgeving.[voetnoot1] Firma X stelt de werkgever op de hoogte van een eventuele onderschrijding van het budget. Deze keert vervolgens het niet bestede deel aan de werknemer uit onder inhouding en afdracht van loonheffingen. De factuur van firma X wordt betaald door de werkgever.

Vraag

Is bij een dergelijk budget (waarbij het niet bestede deel wordt uitgekeerd aan de werknemer) sprake van een eigen bijdrage in de zin van artikel 44 Arbeidsomstandighedenwet (hierna: Arbowet)?

Antwoord

Ja, in beginsel heeft de werknemer recht op een (belast) loonbestanddeel en desgewenst kan hij/zij dit uitruilen tegen een (onbelaste) arbovoorziening. Een dergelijke uitruil wordt aangemerkt als een eigen bijdrage in de zin van artikel 44 Arbowet, waardoor de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen niet van toepassing is.

Beschouwing

Voorwaarden toepassing gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen

Een werkgever kan aan een werknemer een arbovoorziening onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan[voetnoot2]:

1. De voorziening wordt (geheel of gedeeltelijk) ge- of verbruikt op de werkplek.[voetnoot3] in de zin van artikel 8.4a, tweede lid, URLB 2011.
2. De voorziening is aangewezen als eindheffingsloon en voldoet aan de gebruikelijkheidseis.[voetnoot4]
3. De voorziening hangt direct samen met verplichtingen van de werkgever op grond van het bepaalde bij of krachtens de Arbowet.
4. In overeenstemming met artikel 44 Arbowet worden de kosten van de voorziening niet ten laste van de werknemer gebracht.

De voorwaarden 1, 2 en 3 staan in een concreet geval ter beoordeling aan de inspecteur. Ten aanzien van voorwaarde 3 merkt de kennisgroep nog op dat per (arbo)voorziening moet worden beoordeeld of de gerichte vrijstelling van toepassing is. De vrijstelling ziet op voorzieningen ter bestrijding of het voorkomen van veiligheids- en gezondheidsrisico’s voor werknemers die verbonden zijn met de door de werknemer verrichte arbeid, die door de werkgever op grond van de Arbowet moeten worden verstrekt.[voetnoot5]

Hierna gaat de kennisgroep nader in op voorwaarde 4.

Voorwaarde 4

Artikel 44 Arbowet schrijft voor dat de kosten die zijn verbonden aan de naleving van de regels die bij of krachtens die wet zijn gesteld, niet ten laste van werknemers worden gebracht. Dit betekent dat de werkgever alle kosten van arbovoorzieningen voor zijn rekening moet nemen. Dit heeft ook tot gevolg dat de gerichte vrijstelling alleen van toepassing kan zijn als geen sprake is van een eigen bijdrage van werknemers voor een (verplichte) arbovoorziening die de werkgever vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Als er wel een eigen bijdrage van werknemers wordt gevraagd, is de gerichte vrijstelling niet van toepassing. Het begrip eigen bijdrage is volgens de wetgever in dit verband ruim en omvat elke vorm van een bijdrage van de werknemer. Zo is ook het uitruilen van een belast of onbelast loonbestanddeel tegen een onbelaste voorziening in dit verband een eigen bijdrage, bijvoorbeeld bij cafetariaregelingen waaronder keuzebudgetten. Dit geldt niet alleen voor het inleveren van loon in geld, maar bijvoorbeeld ook voor het inleveren van verlofuren, IKB-uren en ander IKB-budget of voor een tijdelijke verlenging van de arbeidstijd. Zie Stcrt. 2021, nr. 48636, p. 29.

In de onderhavige casus heeft de werknemer recht op een eenmalige netto thuiswerkvergoeding van € 500 of een eenmalig budget van € 800 voor de aanschaf van kantoormeubilair bij firma X. Wanneer dit laatste budget niet (volledig) wordt besteed, keert de werkgever het niet bestede deel aan de werknemer uit onder inhouding en afdracht van loonheffingen. In beginsel heeft de werknemer dus recht op een (belast) loonbestanddeel en desgewenst kan hij/zij dit uitruilen tegen een (onbelaste) arbovoorziening. Feitelijk is er sprake van een keuzebudget en dus van een cafetariaregeling. Een dergelijke regeling moet volgens de toelichting[voetnoot6] op artikel 8.4a, eerste lid, onderdeel a, URLB 2011, worden aangemerkt als een eigen bijdrage in de zin van artikel 44 Arbowet.[voetnoot7]

Dit geldt overigens ook ten aanzien van de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen tot en met 31 december 2021. Onder de oude regelgeving moest de voorziening nl. rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid (arbobeleid) dat de werkgever voert op grond van de Arbowet. Een belangrijke indicatie dat een voorziening past binnen het arbobeleid is dat de werkgever de kosten van de voorziening voor zijn rekening neemt. In zekere zin speelde artikel 44 Arbowet destijds dus ook al een belangrijke rol.

Voetnoten

[Voetnoot1, terug naar tekst] De werknemers kunnen alleen kiezen uit door de werkgever geselecteerde producten (digitale showroom). De prijzen zijn incl. BTW.

[Voetnoot2, terug naar tekst] Artikel 31a, tweede lid, onderdeel h, Wet LB in samenhang met artikel 8.4a, eerste lid, onderdeel a, URLB 2011.

[Voetnoot3, terug naar tekst] In de zin van juncto artikel 1.2, eerste lid, onderdeel f in samenhang met artikel 8.4a, tweede lid, URLB 2011.

[Voetnoot4, terug naar tekst] Artikel 31, eerste lid, onderdeel f, Wet LB.

[Voetnoot5, terug naar tekst] Stcrt. 2021, nr. 48636, p. 18.

[Voetnoot6, terug naar tekst] Stcrt. 2021, nr. 48636, p. 29.

[Voetnoot7, terug naar tekst] Stcrt. 2021, nr. 48636, p. 29.