KG:204:2022:22 Toepassing vaste reiskostenvergoeding vanaf 2022

Aanleiding

Een werkgever verstrekt vóór 2022 aan werknemers een vaste reiskostenvergoeding op basis van de zogenaamde 128-dagenregeling. Of er werd thuisgewerkt werd niet gemonitord. Bij deze werkgever spelen voor 2022 verder de volgende bijzonderheden:

• De werkgever wil geen vaste thuiswerkvergoeding geven;
• De werkgever faciliteert thuiswerken niet en legt niets vast over thuiswerken;
• De werkgever wil geen schriftelijke afspraken met werknemers maken over thuis- en kantoordagen;
• De werkgever wil geen algemeen beleid maken over thuis- en kantoordagen.

Vraag

Hoe bepaalt de werkgever hoeveel dagen de werknemer in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden reist in de zin van artikel 31a, zevende lid, Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB)?

Antwoord

De werkgever dient aannemelijk te maken hoeveel dagen de werknemer in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Of de werkgever dit aannemelijk kan maken is ter beoordeling van de inspecteur. De werkgever kan dit bijvoorbeeld doen aan de hand van een schriftelijke afspraak met voldoende realiteitswaarde met de werknemer. Er zijn geen voorwaarden gesteld aan de vorm waarin dit gebeurt.

Beschouwing

Wet- en regelgeving

Een werkgever mag op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, slotzinsnede, Wet LB een gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding geven aan een werknemer op basis van 214 dagen als die op ten minste 128 dagen naar een vaste plaats van werkzaamheden reist.

Gericht vrijgesteld is:[voetnoot1]

“(…) vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer:
(…)
met dien verstande dat ingeval voor het vervoer, niet zijnde vervoer per taxi, luchtvaartuig, schip of vervoer vanwege de inhoudingsplichtige, een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, deze vergoeding mag worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist;”

Met ingang van 2022 is artikel 31a, zevende lid, onderdeel a, Wet LB gewijzigd vanwege de nieuwe gerichte vrijstelling voor vergoedingen van thuiswerkkosten.[voetnoot2]

Vóór 2022

Artikel 31a, zevende lid, onderdeel a, Wet LB:

“Voor de berekening van de in het tweede lid, onderdeel a, bedoelde vaste vergoeding ter zake van vervoer worden de in dat onderdeel genoemde aantallen dagen:
a. vermenigvuldigd met vier vijfde, drie vijfde, twee vijfde of een vijfde ingeval de werknemer een vierdaagse, een driedaagse, een tweedaagse onderscheidenlijk een eendaagse werkweek heeft;
(…).”

Met ingang van 2022

Artikel 31a, zevende lid, onderdeel a, Wet LB:

“Voor de berekening van de in het tweede lid, onderdelen a en k, bedoelde vaste vergoeding ter zake van vervoer, onderscheidenlijk thuiswerken, worden de in die onderdelen genoemde aantallen dagen:

a. vermenigvuldigd met vier vijfde, drie vijfde, twee vijfde of een vijfde ingeval de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen, onderscheidenlijk een dag, per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, onderscheidenlijk thuiswerkt;
(…)”

Met ingang van 2022 sluit de wetgever in artikel 31a, zevende lid, onderdeel a, Wet LB dus niet meer aan bij het aantal werkdagen per week, maar bij het aantal dagen per week dat een werknemer in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Aangezien het een gerichte vrijstelling betreft, ligt de bewijslast hiervoor bij de werkgever. Over hoe hij dit aannemelijk kan maken heeft de wetgever[voetnoot3] het volgende opgemerkt:

“Veel werkgevers moedigen het thuiswerken aan en in verschillende (collectieve) arbeidsvoorwaarden zijn daar ook al afspraken over gemaakt.”[voetnoot4]

“In de praktijk zullen werkgevers en werknemers afspraken maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken kunnen de basis vormen voor de vaststelling van de door de werkgever onbelast te vergoeden kosten voor zowel de reiskosten voor het woonwerkverkeer als de thuiswerkkostenvergoeding. Met andere woorden, als de werkgever en de werknemer bijvoorbeeld afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, kan de werkgever op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. 30 Daarmee wordt voorkomen dat elke reisdag en/of thuiswerkdag afzonderlijk moet worden geadministreerd of moet worden gedeclareerd.

30 Er kunnen ook afspraken worden gemaakt op bijvoorbeeld maand-, kwartaal- of jaarbasis.” [voetnoot5]

“Voor zowel de vaste reiskostenvergoeding als de vaste thuiswerkkostenvergoeding geldt dat werkgevers op grond van schriftelijke vormvrije afspraken met hun werknemer aannemelijk kunnen maken dat in de regel bijvoorbeeld een dag per week structureel wordt thuisgewerkt en vier dagen structureel naar de vaste plaats van werkzaamheden wordt gereisd. Het is daardoor niet noodzakelijk een urenregistratie bij te houden of periodiek een declaratieformulier in te leveren.”[voetnoot6]

“De vaste reiskostenvergoeding, uitgaande van 214 werkdagen, dient voortaan te worden herrekend als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen onderscheidenlijk een dag per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist.69

69 Hieruit volgt automatisch dat geen vaste vergoeding van toepassing is voor dagen dat de werknemer niet werkt, zodat dit tot hetzelfde resultaat leidt als bij de toepassing van de huidige pro-rataregeling voor parttimers.”[voetnoot7]

Conclusie kennisgroep

De kennisgroep concludeert dat het niet langer voldoende is als een werknemer bij een voltijdse werkweek op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Met ingang van 2022 sluit de wetgever aan bij het aantal dagen per week dat een werknemer in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Een werkgever moet hierom - voor toepassing van de 128-dagenregeling - aannemelijk kunnen maken hoeveel dagen per week een werknemer in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden reist.

Dit kan onder andere met schriftelijke, vormvrije afspraken met voldoende realiteitswaarde met een werknemer. Of een werkgever dit aannemelijk kan maken, is ter beoordeling van de inspecteur. Als een werknemer niet thuis (of elders) kan werken is het aannemelijk dat een werknemer op zijn werkdagen naar de vaste plaats van werkzaamheden reist. In de praktijk kan het voorkomen dat een werkgever geen schriftelijke afspraken kan of wil maken met een werknemer (bijvoorbeeld bij meerdere vestigingen, meerdere plaatsen van werkzaamheden). In dat geval kan een werkgever reisdagen of thuiswerkdagen afzonderlijk administreren of kiezen voor vergoeding op declaratiebasis.

Uit de feiten en omstandigheden blijkt niet dat de onderhavige werkgever aannemelijk kan maken hoeveel dagen per week een werknemer in de regel naar de vaste werkplek reist. De werkgever kan daarom, zolang niet aannemelijk is dat de werknemer aan de daarvoor geldende voorwaarden voldoet, geen vaste reiskostenvergoeding geven in 2022. De enkele stelling dat in 2021 is voldaan aan de 128-dagenregeling (op basis van een werkweek van vijf dagen) en er daarom in 2022 ook wordt voldaan aan de 128 dagenregeling gaat niet op. De wetgeving is vanaf 2022 immers gewijzigd.

Voetnoten

[Voetnoot1, terug naar tekst] Artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, Wet LB.

[Voetnoot2, terug naar tekst] Artikel 31a, tweede lid, onderdeel k, Wet LB.

[Voetnoot3, terug naar tekst] Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3.

[Voetnoot4, terug naar tekst] Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3, p. 16.

[Voetnoot5, terug naar tekst] Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3, p. 17.

[Voetnoot6, terug naar tekst] Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3, p. 44.

[Voetnoot7, terug naar tekst] Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3, p. 45.