KG:204:2022:24 Salderen kilometervergoeding

Aanleiding

Een werkgever verzoekt om een omvangrijke teruggaaf over meerdere jaren in verband met het volgens hem ten onrechte niet toepassen van de saldering van de kilometervergoeding. Hij heeft alle kilometervergoedingen (eerste 10 kilometer € 0,15 netto, > 10 kilometer € 0,27 netto) als eindheffingsloon aangewezen. Hierbij is echter geen saldering toegepast.

Vraag

Aan welke voorwaarden moet de werkgever voldoen om de ‘bovenmatige’[voetnoot1] kilometervergoeding te mogen salderen met de ‘ondermatige’[voetnoot2] kilometervergoeding?

Antwoord

Voor saldering van een bovenmatige met een ondermatige kilometervergoeding aan het einde van het kalenderjaar gelden de volgende voorwaarden:

1. Er is of zal naar verwachting binnen het kalenderjaar ook een ondermatige vergoeding voor vervoer worden berekend.
2. De werkgever heeft zowel de bovenmatige als de ondermatige vergoeding aangewezen als eindheffingsbestanddeel.[voetnoot3]

Een schriftelijke overeenkomst is niet vereist voor saldering.

De onderhavige werkgever voldoet aan de voorwaarden.

Beschouwing

Wet- en regelgeving

Op grond van artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB) zijn door de inhoudingsplichtige aangewezen vergoedingen en verstrekkingen, daaronder begrepen gedeelten van vergoedingen en verstrekkingen, eindheffingsbestanddelen. Het bedrag van de verschuldigde belasting met betrekking tot deze aangewezen vergoedingen en verstrekkingen wordt op grond van artikel 31a, Wet LB vastgesteld.

Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, Wet LB geldt een gerichte vrijstelling voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer. Onder 3^o van artikel 31a Wet LB is de bepaling opgenomen dat anders dan de gevallen genoemd onder 1^o en 2^o een vergoeding tot € 0,19 per afgelegde kilometer gericht kan worden vrijgesteld.

Op grond van artikel 31a, zesde lid, Wet LB worden vergoedingen ter zake van vervoer als bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, onder 3^o, Wet LB geacht niet hoger te zijn dan € 0,19 per afgelegde kilometer voor zover deze vergoedingen in totaal niet meer hebben bedragen dan het aantal in het kalenderjaar in dit kader afgelegde kilometers vermenigvuldigd met € 0,19.

Voor zover dergelijke vergoedingen hoger zijn dan € 0,19 per kilometer[voetnoot4], worden deze ingevolge artikel 13a, vierde lid, onderdeel b, Wet LB geacht te zijn genoten bij het einde van het kalenderjaar[voetnoot5]. Voorwaarde hierbij is dat in het kalenderjaar ook dergelijke vergoedingen zijn of naar verwachting zullen worden berekend naar een bedrag van minder dan € 0,19 per kilometer. Met deze regeling wordt bewerkstelligd dat de bovenmatige met ondermatige kilometervergoedingen aan het eind van het kalenderjaar kunnen worden gesaldeerd omdat het bovenmatige gedeelte bij fictie nog niet is genoten.

Voorwaarden voor saldering

Saldering van een bovenmatige kilometervergoeding aan het einde van het kalenderjaar kan dus alleen plaatsvinden met kilometers waarvoor een ondermatige vergoeding in het kalenderjaar is toegekend. De werkgever moet aannemelijk maken dat dit het geval is. Aan deze voorwaarde wordt ook voldaan als de werkgever en de werknemer zijn overeengekomen dat een bovenmatige vergoeding voor bijvoorbeeld zakelijke kilometers mede dient voor bijvoorbeeld woon-werk (en die kilometers niet apart zijn vergoed of als de vergoeding voor die kilometers ondermatig is). Een schriftelijke overeenkomst van de toekenning is niet verplicht, maar vanuit bewijsrechtelijk oogpunt wel wenselijk. Zeker ook uit arbeidsrechtelijk oogpunt. Als de werkgever een ondermatige vergoeding al daadwerkelijk heeft betaald is er natuurlijk geen twijfel.

De saldering zelf hoeft ook niet schriftelijk te zijn overeengekomen. De saldering volgt namelijk direct uit de wet. Artikel 31a, zesde lid, Wet LB bevat geen keuzemogelijkheid om te salderen; vergoedingen ter zake van vervoer als bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, onder 3^o, worden geacht niet hoger te zijn dan € 0,19 per afgelegde kilometer voor zover deze vergoedingen in totaal niet meer hebben bedragen dan het aantal in het kalenderjaar in dit kader afgelegde kilometers vermenigvuldigd met € 0,19.

Als de werkgever expliciet het fiscale maximum van € 0,19 per kilometer van de bovenmatige kilometervergoeding aanwijst als eindheffingsbestanddeel en daar ook naar handelt door het meerdere als belast werknemersloon in aanmerking te nemen, is saldering niet mogelijk.

Onderscheid met cafetariaregeling

Saldering moet worden onderscheiden van de mogelijkheid om brutoloon in te ruilen voor een (aanvullende) onbelaste kilometervergoeding. In dat geval is sprake van een cafetariaregeling waar voorwaarden aan verbonden zijn.[voetnoot6] In dat geval is geen sprake van een saldering van twee verschillende als eindheffingsbestanddeel aangewezen kilometervergoedingen op grond van artikel 31a, zesde lid, Wet LB, maar van het uitruilen van brutoloon voor een gericht vrijgestelde vergoeding.

Tekst Handboek

In het Handboek staat het volgende opgemerkt over de saldering:

“23.1.4 Vergoeding hoger dan € 0,19 per kilometer en andere vergoedingen

Als u aan uw werknemer voor reizen met een eigen vervoermiddel meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer, is de vergoeding boven die € 0,19 loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Bij variabele kilometervergoedingen mag u per werknemer het gemiddelde nemen van de betaalde kilometervergoedingen om te bepalen of de vergoeding gemiddeld meer is dan € 0,19 per kilometer. Dat mag alleen als u schriftelijk hebt vastgelegd dat hogere kilometervergoedingen ook bedoeld zijn voor reiskosten waarvoor u een lagere kilometervergoeding hebt gegeven dan € 0,19. U kunt de regeling bijvoorbeeld vastleggen in een aanvulling op de (collectieve) arbeidsovereenkomst of uw vergoedingsregeling.”

De tekst van het Handboek lijkt te impliceren dat een bovenmatige kilometervergoeding alleen kan worden gesaldeerd als schriftelijk is overeengekomen dat de bovenmatige vergoeding tevens dient als vergoeding voor de kilometers waar een ondermatige vergoeding tegenover staat. De kennisgroep adviseert deze tekst te wijzigen. Een schriftelijke overeenkomst is niet vereist.

Voetnoten

[Voetnoot1, terug naar tekst] Een vergoeding die hoger is dan € 0,19 per kilometer (vanaf 2023: € 0,21 per kilometer).

[Voetnoot2, terug naar tekst] Een vergoeding die lager is dan € 0,19 per kilometer (vanaf 2023: € 0,21 per kilometer).

[Voetnoot3, terug naar tekst] De Belastingdienst gaat hier vanuit bij een vergoeding voor vervoer tot € 0,19 per kilometer. Zie paragraaf 22.1 Handboek Loonheffingen 2022 uitgave februari (hierna: het Handboek).

[Voetnoot4, terug naar tekst] En voor zover deze vergoedingen niet hoger zijn dan de werkelijke kosten.

[Voetnoot5, terug naar tekst] Of bij het einde van de dienstbetrekking (als deze in de loop van het kalenderjaar eindigt).

[Voetnoot6, terug naar tekst] Zie het besluit van 12 december 2017.