KG:204:2023:12 Herrekening vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding

Aanleiding

In de paragrafen 23.1.2 en 22.1.12 van het Handboek Loonheffingen 2023 (hierna: het Handboek) is opgenomen wanneer herrekening van een vaste reiskosten- respectievelijk thuiswerkvergoeding op basis van een praktische methode aan de orde is.

Vragen

1. Wijkt het Handboek af van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB 1964) op het punt van de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling en de naar tijdsgelang (wettelijk) voorgeschreven herrekening van de betreffende vergoeding?
2. Is het mogelijk om met terugwerkende kracht een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding te geven?
3. Is tijdsgelange herrekening noodzakelijk als een werkgever met terugwerkende kracht met ingang van het begin van het kalenderjaar een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding toekent?

Antwoorden

1. Ja. De kennisgroep geeft in overweging om de tekst van het Handboek te wijzigen.
2. Ja. Dit is mogelijk als een werkgever een vaste vergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling of de 36-wekenregeling toekent.
3. Nee, mits de daarvoor relevante feiten in het kalenderjaar niet zijn gewijzigd.

Beschouwing

Wet- en regelgeving

Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, Wet LB 1964 zijn vergoedingen van reiskosten in het kader van de dienstbetrekking gericht vrijgesteld. Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel k, Wet LB 1964 kan een werkgever een forfaitair bedrag van € 2,15 (2023) per thuisgewerkte dag, daaronder begrepen een gedeelte van een thuiswerkdag, onbelast vergoeden aan een werknemer.

Ingeval een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt, mag deze vergoeding worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt (hierna: de 128-dagenregeling). Op grond van artikel 31a, zevende lid, Wet LB 1964 worden de genoemde aantallen dagen:

“a. vermenigvuldigd met vier vijfde, drie vijfde, twee vijfde of een vijfde ingeval de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen, onderscheidenlijk een dag, per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, onderscheidenlijk thuiswerkt;

b. naar tijdsgelang herrekend bij het aanvangen of beëindigen van de betreffende vergoeding, dan wel bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding, in de loop van het kalenderjaar.”

Artikel 31a, zevende lid, onderdeel b, Wet LB 1964 schrijft derhalve voor dat de werkgever de genoemde aantallen dagen naar tijdsgelang herrekend bij het aanvangen of beëindigen van een vaste reiskosten- respectievelijk thuiswerkvergoeding, dan wel bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding, in de loop van het kalenderjaar. Dit doet zich bijvoorbeeld voor als een werknemer in de loop van het kalenderjaar in of uit dienst treedt of als de reisafstand woon-werkverkeer in de loop van het kalenderjaar wijzigt.

Wijkt het Handboek af van de Wet LB1964 ?

In paragraaf 23.1.2 van het Handboek is opgenomen dat de werkgever de hoogte van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag bepalen met een praktische methode. Volgens het Handboek kan de werkgever kiezen uit 2 methodes:

• Methode 1 betreft de praktische regeling zoals neergelegd in het besluit van 23 september 2022 [voetnoot 1]. Deze methode staat ook bekend als de 36-wekenregeling.
• Methode 2 betreft de 128-dagenregeling, oftewel de wettelijke regeling van artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, Wet LB 1964.

Het Handboek merkt bij methode 2 het volgende op:

“In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

• Uw werknemer reist in de regel op minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek van werkzaamheden.

• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.

• De reisafstand voor uw werknemer verandert door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.

• U stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.”

De kennisgroep komt tot de volgende conclusies:

• Het Handboek houdt geen rekening met de situatie dat de werkgever aanvangt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding in de loop van het kalenderjaar, anders dan de situatie dat de dienstbetrekking begint in de loop van het kalenderjaar. De kennisgroep stelt voor om de tekst over de tijdsgelange herrekening in paragraaf 23.1.2 van het Handboek dienovereenkomstig te wijzigen.
• De 128-dagenregeling wordt zowel ten aanzien van de vaste reiskostenvergoeding als voor de vaste thuiswerkkostenvergoeding [voetnoot 2] toegepast. De kennisgroep stelt daarom ook voor om de tekst van paragraaf 22.1.12 van het Handboek dienovereenkomstig te wijzigen.
• Tijdsgelange herrekening geldt naar analogie ook als de werkgever met toepassing van de 36-wekenregeling een vaste reiskostenvergoeding toekent (methode 1). De kennisgroep stelt voor om dit voor de duidelijkheid op te nemen in het Handboek.

Is terugwerkende kracht mogelijk?

Artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964 schrijft voor dat een vaste kostenvergoeding alleen gericht is vrijgesteld als hieraan een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Dit betekent dat een werkgever een vaste kostenvergoeding niet gericht vrijgesteld mag toekennen met terugwerkende kracht. De vraag is of deze voorwaarde ook geldt voor de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling (methode 2).

In de wetgeving vóór invoering van de werkkostenregeling was expliciet opgenomen dat voor de vaste reiskostenvergoeding op basis van de 128-dagenregeling geen onderzoek vooraf naar de werkelijke kosten vereist was.[Voetnoot 3] De kennisgroep is van mening dat deze uitzondering op de hoofdregel ook onder het regime van de werkkostenregeling van toepassing is gebleven. Hiervoor is steun te vinden in de parlementaire toelichting waarin staat vermeld dat voor de vaste vergoedingen het toegestaan is om uit te gaan van de oude systematiek.[Voetnoot 4]

Terugwerkende kracht is volgens de staatssecretaris van Financiën sowieso mogelijk ingeval een werkgever achteraf een vaste thuiswerkvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling toekent.[Voetnoot 5]

Terugwerkende kracht is naar analogie ook mogelijk als een werkgever met toepassing van de 36-wekenregeling een vaste reiskostenvergoeding toekent (methode 1).

Is tijdsgelange herrekening in alle gevallen verplicht?

In het besluit van 23 september 2022 [voetnoot 6] is opgenomen dat tijdsgelange herrekening (artikel 31a, zevende lid, Wet LB 1964) niet aan de orde is als een werkgever met terugwerkende kracht met ingang van het begin van het kalenderjaar een vaste vergoeding voor reiskosten toekent, mits de daarvoor relevante feiten in het kalenderjaar niet zijn gewijzigd. Dit geldt volgens de kennisgroep dus ingeval een werkgever achteraf een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling toekent en ingeval een werkgever achteraf een vaste reiskostenvergoeding met toepassing van de 36-wekenregeling toekent.[Voetnoot 7]

Tijdsgelange herrekening is wel aan de orde in bijvoorbeeld de volgende 2 situaties:

1. Bij het beëindigen van de betreffende vergoeding in de loop van het kalenderjaar.

2. Bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding gedurende het kalenderjaar.

Voetnoten

[Voetnoot 1, terug naar de tekst] Besluit Loonheffingen. Inkomstenbelasting. Winst. Vervoer; reiskostenvergoedingen, reizen per auto en openbaar vervoer, 23 september 2022, Stcrt 2022, 24901.

[Voetnoot 2, terug naar de tekst] Zie artikel 31a, tweede lid, aanhef en onderdeel k, Wet LB 1964 in samenhang met artikel 31a, zevende lid, Wet LB 1964.

[Voetnoot 3, terug naar de tekst] Zie artikel 15a, eerste lid, onderdeel k, Wet LB 1964 (vervallen) in samenhang met artikel 47, tweede lid, van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001 (vervallen).

[Voetnoot 4, terug naar de tekst] Kamerstukken II, 2009/10, 32 130, nr. 3, p. 66-67.

[Voetnoot 5, terug naar de tekst] Zie paragraaf 3.3.3. van het Besluit Loonheffingen. Loon, vrijgesteld loon en vergoedingen en verstrekkingen, 28 juli 2022, Stcrt 2022, 18970.

[Voetnoot 6, terug naar de tekst] Zie paragraaf 4 van het Besluit Loonheffingen. Inkomstenbelasting. Winst. Vervoer; reiskostenvergoedingen, reizen per auto en openbaar vervoer, 23 september 2022, Stcrt 2022, 24901.

[Voetnoot 7, terug naar de tekst] Want dit zijn de vaste vergoedingen waar de tijdsgelange herrekening van artikel 31a, zevende lid, Wet LB 1964 voor geldt.