KG:204:2024:11 Reikwijdte afspraak kostenvergoeding

Aanleiding

De transportsector en de Belastingdienst hebben een afspraak[voetnoot 1] gemaakt over de toepassing van de gerichte vrijstelling voor de vaste verblijfskostenvergoedingen, zoals geregeld in artikel 40 van de cao Beroepsgoederenvervoer over de weg en verhuur van mobiele kranen (hierna: cao Beroepsgoederenvervoer).[voetnoot 2] De Belastingdienst neemt het standpunt in dat de betreffende verblijfskostenvergoedingen gericht vrijgesteld zijn in de zin van artikel 31a, tweede lid, onderdeel b, van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB 1964). De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de werknemer gratis gebruik kan maken van bedrijfskantinefaciliteiten. Het afgegeven standpunt is van kracht onder voorbehoud van wijzigingen in wet- en regelgeving en jurisprudentie die aanpassing c.q. wijziging van het afgegeven standpunt noodzakelijk maken.

De verblijfskostenvergoedingen zien enkel op de kosten die een chauffeur onderweg maakt voor maaltijden (ontbijt, lunch en avondmaaltijd), overige consumpties en kleine uitgaven (voor sanitaire voorzieningen en waskosten). Als een werkgever onder de werkingssfeer van de cao Beroepsgoederenvervoer valt, kan hij deze verblijfskosten van zijn chauffeurs, volgens de in deze cao uitgewerkte regeling, gericht vrijgesteld vergoeden. Kort gezegd betekent dit dat de werkgever een vaste kostenvergoeding kan geven, zonder dat hij zelfstandig onderzoek hoeft te doen naar de werkelijke verblijfskosten.

Vraag

Kan een werkgever, die niet onder de cao Beroepsgoederenvervoer valt, de tussen de transportsector en Belastingdienst gemaakte afspraak over de vaste verblijfkostenvergoedingen zonder meer ook toepassen op vergoedingen die hij betaalt aan zijn eigen chauffeurs?

Antwoord

Nee, dit is niet mogelijk. Als twee partijen een afspraak maken, valt een derde partij niet, in elk geval niet zonder meer, onder de reikwijdte van die afspraak.

Een werkgever kan de verblijfskosten wél conform de cao Beroepsgoederenvervoer gericht vrijgesteld vergoeden als hij aannemelijk maakt dat het chauffeurs betreft die vervoer verrichten (anders dan van personen)[voetnoot 3] en dat zij vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als chauffeurs die onder de cao Beroepsgoederenvervoer vallen. De werkgever dient bovendien dezelfde voorwaarden te hanteren en dezelfde vergoedingen te geven als die gelden volgens de cao Beroepsgoederenvervoer.

Beschouwing

Wet- en regelgeving

Een werkgever mag op grond van artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964 een onbelaste vaste vergoeding geven voor kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Hierbij geldt als voorwaarde dat aan de vaste vergoeding een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt.

De wet geeft niet aan op welke wijze een onderzoek, als bedoeld in artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964, moet worden uitgevoerd. Uit de wet is niet af te leiden dat een werkgever het onderzoek zelf moet verrichten.[voetnoot 4]

Reikwijdte afspraak

De kennisgroep is van mening dat een werkgever niet kan volstaan met het verwijzen naar een onderzoek van een andere werkgever of een onderzoek dat is uitgevoerd in het kader van een cao. Niet alle chauffeurs hebben zonder meer dezelfde kosten. Dit is afhankelijk van bijvoorbeeld de sector waarbinnen zij werken.

Als een werkgever echter aannemelijk kan maken dat sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden, is het volgens de kennisgroep aannemelijk dat de kosten die geacht worden te zijn begrepen in de onderhavige verblijfskostenvergoeding zich in vergelijkbare mate voordoen. De chauffeurs verkeren dan vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden als chauffeurs die onder cao Beroepsgoederenvervoer vallen. In die situatie kan de werkgever aansluiten bij de afspraak die is gemaakt over de toepassing van de gerichte vrijstelling voor de vaste verblijfskostenvergoedingen conform de cao Beroepsgoederenvervoer.

Voorbeeld

Een uitzendbureau is op grond van artikel 8 Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs verplicht om de door hem uitgeleende vrachtwagenchauffeurs een beloning te betalen conform de cao Beroepsgoederenvervoer (inclusief de kostenvergoedingen). De uitgeleende vrachtwagenchauffeurs werken onder dezelfde omstandigheden als de chauffeurs van de inlener.

In deze situatie mag het uitzendbureau aan de vrachtwagenchauffeurs, zonder kostenonderzoek, een gericht vrijgestelde vaste verblijfskostenvergoedingen geven op basis van artikel 40 van de cao Beroepsgoederenvervoer.

Ten slotte

Als onvoldoende aannemelijk is dat sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden, is het niet mogelijk om de in deze cao opgenomen afspraak over vaste verblijfskostenvergoedingen zonder meer over te nemen. Wel is het mogelijk om voor die andere situatie een afspraak te maken met de voor de werkgever bevoegde inspecteur.

Voetnoten

[Voetnoot 1, terug naar tekst] De looptijd van de afspraak is 1 januari 2021 tot 1 januari 2026.

[Voetnoot 2, terug naar tekst] De looptijd van de cao is van 1 januari 2024 tot 1 januari 2026.

[Voetnoot 3, terug naar tekst] En machinisten van mobiele kranen. Zie artikel 2 en 3 van de cao Beroepsgoederenvervoer.

[Voetnoot 4, terug naar tekst] Ter info; “Een onderbouwing aan de hand van een steekproef blijft mogelijk.” Kamerstukken I 2009/10, 32128, E, p. 34.